TÜBİTAK Projeleri Süreçleri

TÜBİTAK PROJELERİNİN YÜRÜTÜLMESİNE İLİŞKİN GÖREV VE SORUMLULUKLAR

 

* TÜBİTAK Projeleri için BAP Biriminin sorumluluğu, birimine gelen harcama evraklarının ön incelemesini yaparak muhasebe birimine sevk edilmesini sağlamaktır. Proje için gerekli olan diğer işlemlerin, ilgili proje yürütücüsü tarafından TÜBİTAK Proje Takip Sistemi sayfasından ve projeden sorumlu TÜBİTAK uzmanı ile koordineli olarak takip etmesi kendi sorumluluğundadır. Proje sözleşmesinde belirtildiği üzere proje yürütücüsü harcama yetkilisi olarak projenin idari, mali ve hukuki sorumlusudur.

 

PROJE ADINA BANKA HESABI AÇILMASI

* Projesi kabul edilen ve sözleşmeleri imzalanan projeler için TÜBİTAK tarafından ödenek aktarımı yapılabilmesi için, öncelikle proje için banka hesabının (IBAN) açılması gerekmekte ve proje yürütücülerinin aşağıdaki belgeleri (tatbiki imzaları tamamlanıp taratılarak ekleri ile birlikte) dekanlık/müdürlük aracılığıyla UBYS üzerinden BAP Koordinatörlüğüne ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına üst yazı ile göndermeleri gerekmektedir. 

 

*Proje yürütücüsü tarafından gönderilen yazılara (Proje Kabul Yazısı, Proje Sözleşmesi ve Banka Hesabının Açılması Talebi) istinaden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından açılan ve Birimimize gönderilen projeye ait banka hesap numarası (IBAN), Birimimizce TÜBİTAK TTS programına kaydedilme ve ödenekler TÜBİTAK tarafından proje için belirtilen IBAN hesabına yatmaktadır.

 

* Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama Yetkilisi tarafından belirlenen gerçekleştirme görevlisi, öncelikle projedeki araştırmacılardan (BANÜ mensubu olmak şartıyla-öğrenci hariç) birisi olmalı, projede araştırmacı yoksa bölüm veya fakülteden birisi gerçekleştirme görevlisi olarak proje yürütücüsü tarafından görevlendirilecektir.  Kabul edilen Projenin Sözleşmesi ve Gerçekleştirme Görevlisi Atama Yazısı (1) nüsha olarak proje dosyası açılması için BAP birimine teslim edilir.

 

- Güncel TTS Duyuruları

https://www.tubitak.gov.tr/tr/destekler/akademik/uygulamalar-ve-yonergeler/tts/icerik-guncel-tts-duyurulari

- Tübitak Hızlı Destek Programı Esaslar

https://tubitak.gov.tr/sites/default/files/tubitak_hizli_destek_programi_esaslari_2.pdf

-Tübitak  Bütçe Harcama Esas ve Usuller

https://tubitak.gov.tr/sites/default/files/genel_butce_kapsamindaki_kamu_idareleri_ile_ozel_butceli_idarelere_proje_karsiligi_aktarilacak_tutarlar.pdf

-Araştırma Projelerinde Uygulanacak İdari Ve Mali Esaslar

https://tubitak.gov.tr/sites/default/files/2023-08/ARDEB_idari_Mali_Esaslar_YK_47.pdf

 

BURSİYER İŞLEMLERİ

Bursiyer giriş ve çıkış işlemleri ile ilgili her türlü yazışma yürütücü tarafından doğrudan BAP Koordinatörlüğüne yapılmaktadır. E-imza kullanıcıları kişisel dilekçe ile UBYS üzerinden, e-imza kullanıcı olmayan yürütücüler ıslak imza ve belge asılları ile elden BAP Koordinatörlüğüne başvurmalıdır.

 

SGK Girişi için;

* TÜBİTAK tarafından yürütücüye projede bursiyer görevlendirilmesi ile ilgili resmi bilgilendirme yapılır yapılmaz Bursiyer ödemelerinin yapılabilmesi için Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından desteklenen (TUBİTAK, SANTEZ) Projelerinde proje başlama tarihinden en geç 5 (beş) iş günü öncesinde;

a)  Bursiyer Bilgi Formu (TÜBİTAK projelerinde görev alan bursiyerler için lisans, yüksek lisans ya da doktora öğrencisi olmalarına göre ayrı ayrı düzenlenmiş Bursiyer Bilgi Formu,

b) 2244 Bursiyerleri için ayrıca BİDEB 2244 Bursiyer Bilgi Formu ve Taahhütname

c) Güncel Müstehaklık Belgesi (E-Devlet sisteminden barkodlu olarak)

d) Kimlik Fotokopisi

e) TÜBİTAK'tan Proje Yürütücüsüne gelen Bursiyer Bilgi Yazısı ( Bursiyer Öğrenci Çalıştırma Sözleşmesi )

f) Güncel Öğrenci Belgesi

g) Temel İSG Eğitimi aldığına dair belge

* Çalışan bursiyerin TÜBİTAK Onay Yazısı-SGK giriş tarihi itibari ile burs hesaplaması yapılır.

 

Burs Ödemesi İçin;

1. Bursiyer Bilgi Formu,( PTS Formu )

2. Kimlik Fotokopisi,

3. Güncel Tarihli Öğrenci Belgesi (e-devlet sistemi üzerinden alınabilir),

4. Güncel Tarihli Müstehaklık Belgesi (e-devlet sistemi üzerinden alınabilir), (Çalışan bursiyerden istenmemektedir.)

5. TÜBİTAK Bursiyer Onay Yazısı (İlk burs ödemesi alırken getirilmesi gerekmektedir.)

 

 Bursiyer SGK-Çıkış İşlemi:

 * Projenin dondurulması, sonlanması veya bursiyerin çeşitli nedenlerle projeden ayrılması gibi değişikliklerde; hem BAP hem de TÜBİTAK projeleri için bursiyerin işten ayrıldığı tarihten itibaren en geç 10 (on) gün içerisinde üniversitenin SGK'ya bildirimde bulunması zorunludur. Bildirimde bulunulmaması durumunda işverene cezai müeyyide uygulanmaktadır. Bu nedenle, projenin dondurulması, sonlanması, bursiyerin projeden ayrılması ve benzeri durumlar söz konusu olduğunda durumu bildiren dilekçenin en geç 5 (beş) gün içerisinde Proje Yürütücüsü tarafından BAP Birimi'ne iletilmesi gerekmektedir. Bu durum, Kurum payından gereksiz yere sosyal güvenlik/genel sağlık sigortası primi ödenmemesi açısından önem arz etmektedir.

İlgili dilekçenin süresi içinde teslim edilmemesinden kaynaklanacak tüm sorumluluklar "cezai müeyyide" yürütücüye aittir.

 

 İş Kazası ve Bildirim Yükümlülüğü:

 * Bursiyerin başına herhangi bir iş kazası gelmesi durumunda, bu iş kazasının SGK'na 3 (üç) iş günü içinde bildirilmesi gerektiğinden; İş Sağlığı ve Güvenliği Koordinatörlüğü'nün web sayfasında bulunan "İş Kazası Bildirim Formu"nun doldurulması suretiyle iş kazası bildiriminin mümkünse olay günü veya en geç ertesi gün BAP Birimi'ne teslim edilmesi gerekmektedir. İş Kazası Bildirim Formu'nun zamanında BAP Birimi'ne teslim edilmemesi durumunda doğacak sorumluluk Proje Yürütücüsüne aittir.

 

* İş Kazası Bildirim Formu, İş Sağlığı Ve Güvenliği Koordinatörlüğü düzenlemektedir.

 

SAĞLIK RAPORLARI

* Hastalık veya kaza (kazanın mesai saati dışında olması, kaza raporunun sehven "iş kazası" olarak yazılması veya üniversitenin rapordan haberdar olmaması durumları da dahil olmak üzere) sebebiyle sağlık kuruluşlarınca bursiyerlere verilen raporların, mümkünse rapor tarihinde veya en geç ertesi gün bursiyer/bursiyer yakını veya Proje Yürütücüsü tarafından BAP Birimi'ne elden teslim edilmesi veya elektronik olarak gönderilmesi gerekmektedir.

 

PTİ (PROJE TEŞVİK İKRAMİYESİ) ÖDEMESİ

*Ödül ve ikramiye ödemesi için muhasebe işlem fişine TÜBİTAK tarafından Proje yürütücüsüne gönderilen rapor kabul yazısı ve ekinde yer alan ödemeler tablosu belgeleri her kişi için ayrı ayrı düzenlenir. Gelir vergisi kanununun 103.maddesi ve 284 seri numaralı Gelir vergisi genel tebliğine göre gelirlerinin vergilendirilmesinde takvim yılı gelirlerinin vergilendirilme oranları dikkate alınır:

 

Proje Yürütücüsü ve/veya Araştırmacısı tarafından düzenlenecek PTİ belgeler:

1. TÜBİTAK tarafından Proje Yürütücüsüne gönderilen Gelişme/Sonuç Raporu Kabul Yazısı ve ekinde yer alan Ödemeler tablosu belgeleri her kişi için ayrı ayrı düzenlenir.
2. PTİ Dilekçesi yürütücüsü imzasıyla her kişi için ayrı ayrı düzenlenir.
3. PTİ ödemeler tablosunda bulunan kişileri en son aldığı maaş bordrosu (e-devlet üzerinden alınmış olmalı veya onaylı bordrosu)
4. PTİ çeşitli ödemeler bordrosu

 

KURUM HİSSESİ YETKİ DEVRİ

* Tübitak harcamalarında ödeme Kurum Hissesinden yapılacaksa Dekanlık, Müdürlük, Bölüm  payından  harcama yapılabilmesi için, yürütücünün yapılacak harcamaların detaylı bir şekilde dilekçesinde yer vererek BAP Koordinasyon Birimine başvurması gerekmektedir. Başvuru dilekçesinden itibaren süreç Bap Koordinasyon Birimi tarafından yürütülecektir.

 

SATIN ALMA ÖDEMESİ

1. Piyasa fiyat araştırması tutanağı
2. Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (Ürünler Uygun)
3. Fatura,
4. Güncel Tarihli Vergi Borcu Yoktur Yazısı (fatura tutarı 5.000,00 TL ve üzerinde ise),
5. Muayene Raporu Taşınır İşlem Fişi
6. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası, ( PTS-TTS ) gerekmektedir.
7. Firma yasaklı belgesi ( Ekap Üzerinden Sorgulanabilir. )

 

* Satın talebi MYS ve TÜBİTAK TTS sistemine işlenir ve sistemden alınan belgeler harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanmak üzere proje yürütücüsüne gönderilir. 

* Proje yürütücüsü tarafından yapılan satın alma işlemi sonrasında alım yapılan malzemeye ait fatura arkası "Piyasa fiyat araştırması yapılmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır." şerhi düşülerek Proje Yürütücüsü ve Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanır.

​​* Bölüm ve Dekanlık Payı mal ve malzeme alımları için muayene ve kabul işlemleri yapıldıktan sonra, proje yürütücüsünün bağlı olduğu birimin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. ​

* İlgili birim tarafından düzenlenen ödeme evrakları ile birlikte BAP Birimi tarafından düzenlenen ödeme emri ilgili harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisi tarafından E imza ile imzalanarak BAP Birimine teslim edilir.

* Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre faturayı düzenleyen firma/firma sahibine ödeme yapılır. Faturayı düzenleyen firma veya firma sahibi dışında kesinlikle ödeme yapılmaz. (Avans Alımları Hariç)

* Faturanın arkasına hangi kalemden alım yapılacak ise bütçe tertibi ve "Belge (ler)de yer alan mal ve hizmetler piyasa araştırması yapılarak en uygun şartlarda satın alınmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır."  ibaresi yazılacak ve proje yürütücüsü adı soyadı imzası tarih yer alacaktır.(Onay Şerhi)

* TÜBİTAK projelerinde faturalar "Bandırma Onyedi Eylül Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü" adına kesilecek ve Proje Numarası mutlaka belirtilecek. BANDIRMA VERGİ DAİRESİ- 1400582582

* Hizmet alımlarında (Tevkifatlı Faturalarda) fatura, kesim tarihinden itibaren 10 gün içinde BAP Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. Gecikmelerden dolayı "Usulsüzlük- Gecikme Faizi" gibi vergi cezaları uygulanmaktadır. Süresi içinde teslim edilmeyene faturalardan kaynaklanacak idari ve cezai yaptırımlardan proje yürütücüsü sorumludur.

* TÜBİTAK'la yapılan, projeyi ilgilendiren yazışmalar ve harcama evraklarından 1 (bir) nüsha Koordinatörlüğümüze gönderilmesi gerekmektedir.

* BAP birimin sorumluluğu harcama evraklarını ön incelemesinin yapılarak ödeme birimine evraklarının sevk edilmesidir. Diğer işlemler ile ilgili proje yürütücüsünün kullandığı TÜBİTAK sayfasından TÜBİTAK uzmanı ile koordineli olarak işlemlerini takip etmesi kendi sorumluluğundadır.

Proje sözleşmesinde belirtildiği üzere proje yürütücüsü projenin idari, mali ve hukuki sorumlusudur.

 

 AVANS İŞLEMLERİ

* Alınan ön ödemelerin yurt içi alımlarda en geç iki ay içinde, yurt dışı alımlarda en geç altı ay içinde, seyahatler için ayrıca alınan ön ödemelerin ise seyahat bitiminden (önceden yapılmış bir programa bağlı olarak ve aralarındaki süre on günü geçmeyecek periyotlar halinde birden fazla yapılan seyahatler tek bir seyahat olarak kabul edilir.) sonra otuz gün içinde kapatılması gerekir. Arkeolojik kazı çalışmaları gibi uzun süreli saha çalışmalarında alınan ön ödemeler altı ay içinde mahsup edilebilir. Alınan ön ödeme ile gerçekleştirilecek harcamaların sözleşmede belirtilen proje bitiş tarihinden önce yapılması esastır.

* Harcanan tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeler (fatura makbuz vb.) "Bandırma Onyedi Eylül Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü" adına kesilecek ve Proje Numarası mutlaka belirtilecek. BANDIRMA VERGİ DAİRESİ- 1400582582

* Mevcut avans kapatılmadan yenisi verilemez.

* Mahsup döneminde verilen harcama belgelerinin de, ön ödemenin yapıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki tarihi taşıması gerekir.

* Süresi içinde mahsup edilmeyen (kapatılmayan) avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır.

 

Avans (Ön Ödeme) Talebi için;

1. Ön Ödeme Formu
2. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

 

Avans Mahsubu (Kapatma- Satınalma) için;

1. Mahsup Kesin Hesap Formu
2. Harcanan tutarlara İlişkin Kanıtlayıcı Belgeler (Fatura Makbuz vb.)
3. Güncel Tarihli Vergi Borcu Yoktur Yazısı (fatura tutarı 5.000,00 TL ve üzerinde ise),
4. Muayene Raporu (ilgili birimin mali işler ofisinde düzenlenecek),
5. Taşınır İşlem Fişi (mal ve malzeme alımı ise taşınır işlem fişi ilgili birimin mali işler ofisinde düzenlenecek)

 

Avans Mahsubu (Kapatma - Yurtdışı Görevlendirme) için;

1. Mahsup Kesin Hesap Formu
2. Uçak Bileti (e-fatura veya e-bilet)
3. Boardin Pass (biniş kartı)
4. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
5. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
6. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)

 

Avans Mahsubu (Kapatma -- Yurtiçi Görevlendirme) için;

1. Mahsup Kesin Hesap Formu
2. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
3. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
4. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı- FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı- FYK ekleri ile birlikte)

 

Alan-Saha Araştırması (Yurtiçi) vb. için;

1. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
2. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
3. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı- FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı- FYK ekleri ile birlikte)
4. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası, gerekmektedir.

 

Alan-Saha Araştırması (Yurtdışı) vb. için;

1. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
2. Uçak Bileti (e-fatura veya e-bilet)
3. Boardin Pass (biniş kartı)
4. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
5. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
6. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)
7. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası, ( PTS-TTS ) gerekmektedir.