Özel Kalem Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1. Rektörlük Makamının etkin ve verimli çalışabileceği ortamı sağlamak,
2. Makam tarafından verilen talimatlar doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlamak,
3. Rektörlük Makamına gelen randevu ve görüşme taleplerini zamanında ve hızlı şekilde ileterek sağlanan doğru randevu akışı ile Makamın kısıtlı zamanının en verimli şekilde değerlendirilmesini sağlamak,
4. Makamın yurtiçi ve yurtdışı görevlerini organize etmek,
5. Temsili ağırlama ve protokol hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,
6. Dini Bayramlar, Milli Bayramlar ve özel gün takvimini takip etmek, kutlamalar için tebrik kartlarının hazırlanmasında ve gönderilmesinde Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’ne destek vermek,
7. İşbirliği ve Protokollerin takibini yaparak, elektronik ve fiziki ortamda dosyalanmasını sağlamak,
8. Rektör ve Rektör Yardımcılarının her türlü protokol, ziyaret ve tören işlerinin hazırlık ve takibinin yapılarak, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü’ne destek vermek,
9. Makamın iş ve işlemlerini yürütmek, emir ve talimatlarını ilgililere duyurmak, takip etmek, istenilen bilgi ve belgeleri kurum içi ve kurum dışından zamanında temin ederek Makama sunmak,
10. Makam tarafından istenilen ya da Makama sunulan konularla ilgili tamamlayıcı bilgi ve belgeleri sağlamak,
11. Birimlerin talepleri doğrultusunda mevcut toplantı salonlarının organizasyonunu sağlamak,
12. Özel Kalem Birimi ile ilgili konularda kurum içi rutin yazışmaları yapmak; kayıt, havale, dosyalama ve takip işleri ile Makamın tebrik, teşekkür, başsağlığı vb. yazışmalarını yürütmek,
13. Özel Kalem Biriminin arşivinin tertip ve düzenini sağlamak, her türlü evrakın düzenli bir şekilde dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlamak,
14. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak,
15. Rektörlük Özel Kalem Birimi ve Rektörlüğe bağlı bulunan diğer birimlerin taşınır işlemlerini yürütmek,
16. Rektörlük Makamının mahremiyetini korumak ve gizlilik esaslı çalışmak.
17. Makam tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.